忘年会の幹事の心得、第2弾!仕込んで実施すべし!


今日は前回に引き続き、ヒラッチに
忘年会幹事の心得について寄稿してもらいます!

いよいよ忘年会の実施までいって
もらいますよ~♪

後半では、手軽で盛り上がる!

忘年会にぴったりのゲームも
ご紹介しちゃいます(^▽^)ノ


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忘年会幹事の心得・仕込むべし



忘年会の日程と場所が決まったら、
下記の手順で仕込みを行いましょう。

忘年会幹事はたしかに大役です。

ですが、料理でも仕事でも、事前準備を
万端に
しておけば安心です。



それでは、どういった仕込みをしておけば
忘年会をスムーズに乗り切ることができるのか?

小生の手の内をお見せいたしましょう。

忘年会を文書にて告知すべし


忘年会の要綱を書いた文書を配布し、
参加者全員に告知を行いましょう。

要綱はつぎのとおりです。

  • 店の住所
  • 電話番号
  • 地図
  • 幹事の携帯電話番号
  • メールアドレス


文書は机の上に置いたり、
誰かに預けてはいけません。

「○○部の忘年会の知らせだ」と、
しっかり口頭で述べながら、
直接手渡ししましょう。



この時に、余興が恒例の会社であれば、
余興をしてくれる社員に打診をしておきましょう。

小生はモノマネメドレーという持ちネタが
ありますが、部内にはそうした輩が
2,3人はいるものです。



お世辞にも上手いとは言えない
部長の『サライ』も。

副部長の無理した『ウルトラソウル』も!

この時ばかりは、枯れ木も山の賑わい!!



盛り下がるよりは、少し無理をしてでも
盛り上がった方が
幹事としては良いのです。

お願いして歌っていただきましょう。




また、連絡方法は、日ごろの連絡に
メールやLINEを使っているなら、
そちらでも構いません。

が!



メールでは了解の旨、返信してもらうこととし、
LINEでは、かならず全員の既読を
確認
しておきましょう。

当日もっとも恐ろしいのが、
「忘年会の告知が来ていなかった」と
欠席されることです。



ほとんどの場合、当人に原因があります。

机の上が煩雑すぎて、忘年会の文書が
どこかに埋もれてしまった、とか。

メールをうっかり読んでいなかった、など。



しかし、そういった場合でも、
責任の所在は幹事に回ってきます。

凡ミスをなくすためには、
こうした細かい行動をしっかりと
取り決めていく必要があります。



こうしたミスを防ぐためのあなたの行動は
仕事の評価にも反映されてきます。

上司だけでなく、周囲は、「一時が万事」と
とかく捉えるものです。



出席者リストを作成すべし



文書を手渡しする際に、
再度出席の意志を確認し、
出席者リストを作成しましょう。

エクセルなどの簡単なもので
構いません。

この時余興をしてくれる人には
チェックをつけ、当日の音源など
用意するもの
について打ち合わせましょう。


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会費を徴収すべし



出席者リストが出来上がったら、
会費を徴収しましょう。

事前になる場合や忘年会後になる場合など、
会社、部門によってさまざまですが、
忘年会前に回収しておいたほうがいいと思います。

定額を回収して、あとで精算し、返金や、
追加をお願いするのがいいでしょう。


式次第を作成すべし


式次第といっても大げさなもので
なくてもよいのです。

タイムスケジュールを作りましょう。

ちなみに小生の2014年忘年会の
式次第は、こういった感じであります。

    忘年会 式次第

  1. 17時 開会

  2. 挨拶 ○○部長

  3. 乾杯の音頭 ◎□副部長

  4. 18時 余興開始
  5. カラオケ ○○部長
         ▽☆課長
         ☆♪さん

    男性社員 もしかしてだけど

    女性社員 何度目の青空か

    ゲーム ミイラ巻き巻きゲーム

    ビンゴゲーム

  6. 仲締め

  7. 時間が余ればカラオケを指名

  8. □△くん ○☆ちゃん ♪◎主任

  9. 19時30分 飲み物ラストオーダー


  10. 20時  万歳三唱
  11. ◎□部長 

  12. 一同解散

何時に何なにをやり、
ラストオーダーが何時何分で、
解散は何時、といった具合です。

弊社の忘年会は幹事である小生が
司会も務めておるのですが。



司会を別の方にお願いする場合などは、
この時点でしっかりとした打ち合わせ
しておくことを、お奨めいたします。



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忘年会進行の手順



いよいよ忘年会当日です。

まずは全員の出欠を確認し、
もし出席していない社員がいた場合は、
すぐに連絡をとります。

時間になったら、遅刻者がいても、
よっぽどのお偉いさんでないかぎり
(社長や専務など)会をはじめましょう。



遅刻者を待つ場合は、必ず会場で
アナウンスをいれます。

忘年会がはじまったら、作成しておいた
式次第の手順で進めましょう。

  • 17時 開会

  • 手短に開会の宣言

    例文
    「これより2014年株式会社◎◎、
     □△部忘年会を開催いたします。
     
     私、僭越ながら今年の忘年会の幹事
     および司会をつとめます、◎♪課の◎△です、
     本日はどうぞよろしくお願いいたします」

    挨拶で大切なのは、間違った日本語
    を使わないこと。

    最近の若者が間違っていることが多いのは、2つ

    •  『さ抜き言葉』→司会をやらせていただきます
    •  『ら入れ言葉』→司会をやらさせていただきます


    これを使ってしまうと、社会人ではアホ扱いされます。

    多くの場合、『~いただきます』を使わずに、丁寧に
    話すことができれば、自然と正しくなります。



  • 挨拶 ○○部長
  • しゃべりたくてうずうずする人が多いですから、
    ほっといてもしゃべってくれそうです。

    ただ、あまり長くならないように気を付けましょう。

    ○○部長へ挨拶をふるときに、『手短に』を
    強調しておくと、笑いもとれますし、
    本当に手短にしてもらえます。



  • 乾杯の音頭 ◎□副部長

  • 小生の会社では、部ごとに忘年会が
    行われますので、挨拶も乾杯の音頭も
    部長、副部長と決めやすいのですが。

    あなたの会社の忘年会で、
    序列が曖昧な場合は難しいと思います。

    その際は

    • 先輩に相談する
    • 上司に相談する
    • だいたいの課の勢いで決める
    • 成績で決める
    • 人格で決める
    • 好き嫌いで決める
    • あみだクジで決める

    などすると良いでしょう。



    忘年会の幹事が悩むのが乾杯の音頭を誰にお願いするのか?


    乾杯をしたら、瞬間的に、
    「拍手~!!」
    といいましょう。

    拍手が起き、止むころに
    「それではしばしご歓談を」といっておけば、
    勝手に話が始まります。



  • 18時 余興開始

  • 食事や飲みがひと段落したら、
    余興をはじめましょう。

    ※ 余興に最適なゲームをのちほどご紹介します



  • 仲締め

  • 社長や専務など、特にお偉いさんは
    途中で早めに帰られることが多いようです。
    (少なくともうちは毎年そうです)

    その場合には、その方に音頭を
    とってもらい、3本締めなどで仲締めしましょう。


  • 時間が余ればカラオケを指名

  • これも時間が余った場合のために、
    「時間があったらカラオケふるからね」と
    何人かに声をかけておきましょう。

    標的を決めずにカラオケ本などを
    まわすのはよくありません。



    誰もが遠慮して歌わなかったり。

    無口なタイプの者などは曲を探している
    ふりをしてカラオケ本を読みふけり、
    ほかとは会話をしなかったりします。



  • 19時30分 飲み物ラストオーダー

  • 「皆さん、飲み物ラストオーダーです!」
    としっかり告知をして、注文を募りましょう。

  • 20時  本締め 万歳三唱
  • 時間が来たら、しめくくりをしましょう。

    参加していただいた上司や部署の方々に
    再度お礼を述べ、また、忘年会の総括を入れましょう。

    「宴たけなわですが時間となってしまいました。

    楽しい時間を過ごしていただいたと思います。
    来年も皆さんと一緒に頑張りましょう~!」

    と、お偉いさんへ本締めをしていただきます。



    関東では一本、関西では三本締めが
    主流なようですが、九州では万歳三唱します。

    これは地域によって様々なようなので、
    はじめて幹事をする方は、前年の担当者に
    しっかりとリサーチしましょう。



  • 一同解散


  • 二次会 
  •  
    じつは幹事はここからも大変です。

    ほとんどは、カラオケなどに流れると思いますが。


    忘年会で盛り上がる、課に一人はいる歌の上手い女性社員、幹事は大助かり

    二次会の店は、会場の下見のときには
    必ず探しておきましょう。



  • 翌日の精算

  • 精算書を必ず作成し、全員に配りましょう。
    忘年会の翌日がベストです。





    忘年会で盛り上がるゲーム


    忘年会の規模や場所によって、
    ゲームをできる人数、広さに限りがあると思いますが。

    過去に実際に行ったゲームについて記載いたします。

    ミイラ巻巻ゲーム


    ■1チーム3人で3チーム
     部署の上司が審査員

  • 用意するもの

  • トイレットペーパー 3
    ストップウォッチ  1

  • やりかた

  • 3チームに分かれて、制限時間以内に
    トイレットペーパーを一人に
    どれだけ長く巻きつけられるか競う。

    1~2分を3回くらい行い、合計の長さ、
    巻き方の美しさ(芸術点)で優勝チームを決める。

    優勝チームには粗品を用意
    芸術点は審査員の独自の評価によるもの。

    独断と偏見OK



    新聞紙どれだけゲーム


    ■1チーム2人 
     チーム数任意 
     部署の上司が審査員

  • 用意するもの

  • 新聞紙1枚

  • やり方

  • 新聞紙に1チーム2人で
    どれだけ小さくなっても乗れるかを競う

    初めに新聞紙を床に広げ、
    2つに折り、その次に3つおり、
    そのつぎに4つおり、、、

    とどんどん小さくなる中で、
    2人が新聞紙のサイズからオーバーしたら負け。

    おんぶしたり肩車になったりOK。

    近年のセクハラ問題から
    男女ペアはやめたほうがいいかも。



    おわりに


    『忘年会幹事』の成功・不成功は、
    会社生活の中で非常に重要な場面となります。

    簡単ではありますが、
    「現場百篇」「敵を知り己を知らば百戦危うからず」
    「細工は流々、仕上げをごろうじろ」なのです。

    これを読んでいただき、参考になれば幸甚です。




    以上、ヒラッチからの忘年会幹事の心得でした!

    あなたの幹事ライフが楽しいものになりますように~ヽ(´▽`)/



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    2 Responses to “忘年会の幹事の心得、第2弾!仕込んで実施すべし!”

    1. JD より:

      今年の忘年会にはじめて幹事になってしまい、途方にくれていました。
      ヒラッチさんのおかげで、何とか乗りきれそうな気がしてきました。
      有り難うございます。

      • こイカ こイカ より:

        JDさん、コメント有難うございます^^

        はじめての幹事さん、大変とは思いますが、
        頑張ってください!

        ヒラッチには私がビールおごっときます♪

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